Bertujuan Tingkatkan Pelayanan, Unsika Bentuk Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kontributor: Faizal Arifin

 

Dalam mencapai visi dan misi Unsika, diperlukan breakdown melalui program kerja serta berbagai aktivitas akademik maupun non-akademik yang berorientasi pada Tridharma Perguruan Tinggi. Dalam rangka mengoptimalisasi berbagai kegiatan organisasi serta meningkatkan kualitas pelayanan kampus, Rektor Unsika membentuk Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada bulan Mei 2020 dalam rangka mengimplementasikan kebijakan Unsika menjadi Good University Governance. Tim ini bertugas untuk menyusun, menginventarisir serta melakukan review dan revisi terhadap prosedur dan standar yang berjalan. 

SOP atau standar operasional prosedur merupakan acuan atau dapat dikatakan pedoman baku dalam melaksanakan suatu aktivitas tertentu. Semua unit kerja di Unsika dapat dikatakan berhasil dan bekerja secara benar apabila semua aktivitas pekerjaannya mengacu pada SOP yang sesuai dengan standar yang ditentukan. Tujuan utama dari SOP adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya. Sementara menurut Ridka R.N. (2017) dalam Step bu Step Lancar Membuat SOP, menyebutkan bahwa SOP dapat memengaruhi bertahan atau tidaknya sebuah perusahaan. SOP dibuat untuk menjalankan setiap pekerjaan agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien. 

Seluruh kegiatan yang mengacu pada langkah-langkah sistematis akan mudah dilakukan, dikontrol, diukur, serta dievaluasi dan feedback-nya dapat digunakan untuk memperbaiki proses-proses selanjutnya. Dengan demikian, para pelaku kegiatan dalam tim memiliki kemudahan untuk mewujudkan goal yang diinginkan lembaga karena mereka berjalan di atas rel yang baku dan hal ini dapat mengendalikan terjadinya pelampauan kewenangan (over authority) dan tumpang tindih (over lapping) pekerjaan. Kenyamanan dalam pelayanan yang tercipta atas konsistensi atau ketaatazasan dalam mengimplementasikan SOP bermuara pada kepuasan pelanggan dan berkontribusi positif terhadap pemenuhan pihak-pihak yang dilayani (costomer satisfaction) dan berdampak positif terhadap kepercayaan lembaga dan pada gilirannya dapat meningkatkan nilai tambah (added value) dan tingkat (grade) Unsika.

Melalui inisiasi Rektor, dibentuklah tim adhoc dengan diketuai Dr. Kusrin, M.Pd. beserta wakil, serta sekretaris dan tim ahli, dengan penasehat para wakil rektor dan pengarah teknis Kabiro. Tim ini membawahi dua koordinator yaitu pertama penyedia data tingkat universitas dan kedua penyedia data tingkat fakultas dan program studi. Tim teknis penyedia data terdiri dari 25 orang yang tersebar dalam setiap unit kerja serta fakultas. 

Dalam melaksanakan tujuannya, tim penyusun SOP bekerja dalam empat tahapan agenda. Pertama, perencanaan dan penyediaan data. Dilanjutkan dengan survey Tim Ahli ke lokasi Penyedia Data. Tahap Ketiga adalah pelaksanaan input data hasil survey dan terakhir, pembuatan (follow up) hasil input data. Direncanakan pada bulan Desember 2020, draft sudah disahkan menjadi dokumen SOP yang dapat segera diterapkan serta dimonitoring pelaksanaannya. Rektor Unsika, Prof. Dr. Sri Mulyani, AK., CA., menyampaikan kepada tim bahwa, ”Ditargetkan pada tahun akademik 2020/2021, Unsika telah memiliki SOP seluruh unit dan masing-masing unit telah mempedomaninya untuk menjalankan semua bentuk kegiatan.”  

Tim Penyedia Data memiliki peran sentral dalam penyusunan SOP. Ketua tim yaitu Dr. Kusrin, M.Pd. menginstruksikan dalam rapat perdana tim, “Setiap aktivitas dan kegiatan wajib diinventarisasi serta dijelaskan secara rinci dan detail untuk menjadi bahan awal penyusunan SOP. Seluruh data yang disediakan menjadi rujukan utama bagi Tim Ahli untuk dibuatkan alur-alur baku kegiatan sehingga setiap pelaku kegiatan dituntun menuju produk kerja yang standar.” 

Berkenaan dengan urgensinya, hal-hal yang perlu dilakukan oleh Tim Penyedia Data adalah pertama, mengidentifikasi secara detail seluruh kegiatan yang ada di bidangnya. Kedua, mendeskripsikan secara berurutan tiap-tiap kegiatan dari mulai titik awal kegiatan hingga terwujudnya suatu produk akhir yang mudah teruji. Ketiga, menyerahkan hasil identifikasi dan deskripsi setiap kegiatan kepada Sekretaris Panitia untuk selanjutnya diserahkan kepada Tim Ahli. Keempat, menerima Tim Ahli untuk melakukan survey verifikasi keabsahan data melalui wawancara.

Berbagai tahapan dalam penyusunan SOP dilakukan berdasarkan prinsip ketelitian, sistematis, dan transparansi. Oleh karena itu, dalam penyusunan SOP diperlukan kontribusi, kerjasama dan masukan baik dari internal tim penyusun maupun civitas academica, para dosen, tenaga kependidikan, maupun mahasiswa.  

 

Sumber:

  • Acuan Kerja Tim Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Universitas Singaperbangsa Karawang
  • Notulensi Rapat virtual Tim Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Universitas Singaperbangsa Karawang, pada 5 Juni 2020
  • Rifka, R. N. (2017). Step by Step Lancar Membuat SOP. Yogyakarta: Penerbit Nauli Media.
  • Tribunnews, 19 April 2020, Sri Mulyani Terpilih Jadi Rektor Perempuan Pertama di Unsika, Ingin Jadi PTN Ternama

 

2 komentar

  1. Kusrin

    Lanjut, sudsh sesuai substansinya

  2. Rochana

    Selamat semoga segera terwujud,sebagai embrio dalam menerapkan sistem manajemen mutu berbasis ISO

Tinggalkan Komentar

Back to Top